Cách sử dụng hàm VLOOKUP nâng cao

1. VLOOKUP = Vertical LOOKUP = Dò tìm theo cột

2. Cú pháp hàm: = VLOOKUP (lookup_value ,table_array ,col_index_num,range_lookup)
Trong đó:
- lookup_value: giá trị dùng để dò tìm
- table_array: bảng mã
- col_index_num: thứ tự của cột cần dữ liệu trong bảng mã
- range_lookup: phương pháp dò tìm
- dấu "," (dấu phẩy) dùng để phân cách các đối số. Dấu này được quy định trong windows. Xem thêm bài Những quy định định dạng các kiểu dữ liệu trong windows 7.

3. Công dụng: Hàm VLOOKUP được sử dụng để dò tìm một giá trị (lookup_value) bằng cách so sánh giá trị này với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng mã (table_array) và sau đó trả về một giá trị ở cột tương ứng trong bảng mã (col_index_num) mà bạn muốn. Tùy theo yêu cầu, bạn sẽ chọn một trong hai phương pháp so sánh như sau:

- Phương pháp 1: so sánh tuyệt đối (range_lookup là 0). Điều này có nghĩa là hàm Vlookup chỉ tìm được một giá trị chính xác với giá trị cho trước. Nếu có nhiều hơn một giá trị trong cột đầu tiên của bảng mã phù hợp với giá trị cho trước thì giá trị đầu tiên được tìm thấy sẽ được sử dụng. Nếu không có bất kỳ giá trị nào trong cột đầu tiên của bảng mã phù hợp với giá trị cho trước thì kết quả sẽ trả về là #N/A.

- Phương pháp 2: so sánh tương đối. Phương này chỉ được áp dụng đối với kiểu dữ liệu số và điều kiện là bảng mã phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (range_lookup là 1) hay giảm dần (range_lookup là -1) theo cột đầu tiên của bảng mã. Nếu không có bất kỳ giá trị nào trong cột đầu tiên của bảng mã phù hợp với giá trị cho trước thì kết quả sẽ trả về là #N/A.

4. Lưu ý:

- Về lookup_value và các giá trị trong cột đầu tiên của bảng mã: Bạn phải loại bỏ tất cả khoảng trống vô nghĩa ra khỏi văn bản và chỉ để lại một khoảng trống giữa các từ. Để làm điều này, excel cung cấp cho chúng ta hàm TRIM(text).
- Bảng mã (table_array) là một dãy ô chứa dữ liệu. Những giá trị trong cột đầu tiên của bảng mã phải là những giá trị được dùng để so sánh với giá trị cho trước (lookup_value). Những giá trị này có thể là kiểu văn bản, kiểu số, kiểu luận lý (xem thêm bài Các kiểu dữ liệu trong Excel) và không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Bạn có thể sử dụng bảng mã dưới dạng tham chiếu của một dãy ô (chẳng hạn: A1:C12) hoặc dưới dạng tên của một dãy xem thêm bài Giới thiệu tên (name) trong Excel. Nếu bạn sử dụng bảng mã dưới dạng tham chiếu của một dãy ô thì sau khi chọn bảng mã; bạn phải bấm phím F4 để cố định hàng, cố định cột của bảng mã (khi đó dãy ô sẽ có dạng $A$1:$C$12).
- Khi công thức trả về kết quả là lỗi (xem thêm bài Tìm hiểu 7 giá trị lỗi của công thức) và bạn muốn excel trả về một giá trị kiểu số, kiểu chữ hay kiểu luận lý (chẳng hạn là 0) thì bạn sử dụng công thức sau:
   + Nếu là Excel 2003 trở về trước thì

= IF(ISNA(VLOOKUP(lookup_value , table_array , col_index_num , range_lookup )), 0, VLOOKUP(lookup_value , table_array , col_index_num , range_lookup)

   + Nếu là Excel 2007 đến nay thì

= IFERROR(VLOOKUP(lookup_value , table_array , col_index_num , range_lookup ), 0)

- Về col_index_num (trả về giá trị ở cột thứ mấy trong bảng mã):

   + Khi bảng mã có quá nhiều cột thì việc xác định bẳng mắt sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là khi có một số cột bị ẩn; để khắc phục khó khăn này, bạn nên sử dụng hàm COLUMNS(array).

   + Khi bạn cần lấy nhiều giá trị kết quả liên tiếp nhau từ bảng mã, chẳng hạn bạn muốn lấy giá trị từ cột 2 đến cột 5 của bảng mã thì bạn nên sử dụng hàm COLUMN(reference), đồng thời bạn nên tìm hiểu thêm về Tham chiếu tương đối và tuyệt đối trong Excel.

   + khi col_index_num nhỏ hơn 1 thì hàm sẽ trả về giá trị lỗi #Value

   + khi col_index_num nhỏ hơn số cột trong bảng mã (table_array) thì hàm sẽ trả về giá trị lỗi #REF!
- Bạn có thể kiểm tra từng phần của công thức với phím F9. Vui lòng xem thêm bài Dùng F9 để tính tạm thời.

Ks. Bùi Công Bình

Phân viện Điều tra Quy hoạch rừng Nam Bộ

Tel: 0169.7777.929

Email: buicongbinhln@gmail.com