Dịch vụ thuê ngoài (BPO)

BPO (Business Process Outsourcing) là khái niệm mô tả việc sử dụng các dịch vụ liên quan của các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự triển khai trong tổ chức (in-house) nhằm giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh,tập trung năng lực phát triển các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Có nhiều cách nói khác nhau về BPO như “Dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp”, “Thuê ngoài qui trình kinh doanh”, “Dịch vụ nghiệp vụ doanh nghiệp” hoặc “Thuê ngoài tác nghiệp” hay "Dịch vụ thuê ngoài". Hiện nay BPO là một trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng ở nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Ấn Độ, Phillippines....

Khái niệm BPO được nhắc đến tại Việt Nam từ cuối năm 2005, nhưng theo khảo sát của IDC, tới năm 2007 vẫn chỉ có 17% các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam cho biết đã sử dụng dịch vụ BPO.

Các dịch vụ BPO đã có nhiều doanh nghiệp đang cung cấp chủ yếu như: bảo vệ, kế toán tài chính, luật và dự án IT.

Hiện tại, không ít lãnh đạo doanh nghiệp chưa hiểu rõ BPO là gì? Có lợi ích gì và cần cân nhắc những gì trước khi quyết định triển khai BPO?

Để có thể cung cấp dịch vụ BPO, doanh nghiệp phải có khả năng thay đổi sáng tạo và hướng tới việc cung cấp dịch vụ với quy mô lớn, có thể chia sẻ mạo hiểm với khách hàng và có khả năng cung cấp dịch vụ trọn gói. Đối chiếu những tiêu chí này thì rất ít doanh nghiệp Việt Nam dám “dấn thân” vào lĩnh vực cung cấp dịch vụ BPO.

Thuê ngoài các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ IT, kế toán thuế, bảo vệ, quản lý lương, kiểm toán nội bộ, quản lý hồ sơ, tuyển dụng, huấn luyện, call center, data center, headhunter… đang và sẽ trở thành xu thế tất yếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp

BPO được coi như một phương pháp tiết kiệm chi phí tổ chức thực hiện công việc hoặc sản xuất những sản phẩm mà một công ty cần phải có. Và đó không phải dịch vụ hoặc sản phẩm chủ chốt trong việc duy trì vị trí của công ty trên thị trường, do vậy họ có thể thuê gia công ngoài.

Tại sao cần BPO?

Cắt giảm chi phí, tăng năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa nguồn lực là bài toán chung của rất nhiều doanh nghiệp. Trong khi đó, việc duy trì các hoạt động không phải là dịch vụ hay sản phẩm chủ chốt khiến doanh nghiệp phải đầu tư một bộ phận nhân sự cồng kềnh và một khoản chi phí không nhỏ, chưa kể tới những vấn đề về quản trị.

Trong bối cảnh đó, việc thuê ngoài một đối tác cung cấp các dịch vụ quản lý hằng ngày, quy trình thanh toán, chăm sóc khách hàng, nhập dữ liệu…được xem là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tập trung tốt hơn cho các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi.

Lợi ích của phương pháp này có thể nhìn thấy ngay như gia tăng hiệu quả làm việc, chi phí thấp hơn, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, tiếp cận với kỹ năng quan trọng, sự đổi mới về công nghệ và chất lượng dịch vụ cao hơn, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể của công ty.

Thuê ngoài các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ kế toán, quản trị nhân sự, quản lý lương, quản trị quan hệ khách hàng, xử lý dữ liệu... đang và sẽ trở thành xu thế tất yếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để phát huy các lợi ích của BPO thì cần có giải pháp liên quan đến bảo mật thông tin, khả năng liên kết và phối hợp với các nhà dịch vụ, đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp, tính liên tục không bị gián đoạn bởi các rủi ro liên quan trong kinh doanh. Việc lựa chọn các nhà cung cấp BPO có qui trình bảo mật kinh doanh, có kế hoạch đảm bảo tính liền mạch trong kinh doanh (BCP= Business Contiunity Planning), có qui trình nghiệp vụ được chuẩn hóa và cải tiến liên tục theo hướng phương pháp tinh gọn (LEAN..). là một yếu tố quan trọng trước khi doanh nghiệp quyết định sử dụng phương pháp này.

Những lợi ích của BPO?

Cung cấp các cách tiếp cận đến con người, các quy trình, công nghệ, và sự thực hành hiệu quả nhất.

Cắt giảm quỹ thời gian dư thừa trong các quy trình quản lý của doanh nghiệp , giúp doanh nghiệptập trung vào những điểm trọng tâm trong quá trình kinh doanh của mình.

Cung cấp một biện pháp linh hoạt trong việc quản lý lợi nhuận mới - từng bước cho sự phát triển, thống nhất đồng thời với việc tiết kiệm nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp.

Cho phép các doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát đối với các dự án của mình sao cho việc quản lý là dễ dàng nhất.

Thúc đẩy phát triển môi trường mà tại đó các quy trình mới nằm trong sự kiểm soát và giảm thiểu tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

Nguồn: Internet