Merge ảnh vào Word dựa trên Excel DataBase

Tôi sẽ không hướng dẫn cách sử dụng chức năng Mail Merge trong word nhằm theo dõi và quản lý thư dựa trên Excel Database và in ra trên file word như thế nào, bởi có rất nhiều hướng dẫn về vấn đề này rồi (xem thêm Tài liệu hướng dẫn trộn thư cho word 2007-2010). Tôi chỉ hướng dẫn phần thêm hình ảnh vào thôi.

Giả sử bạn là chủ cửa hàng xe ô tô. Cửa hàng của bạn có hàng trăm xe, thậm chí là hàng ngàn xe. Bạn muốn quản lý Database trên excel và in ra chi tiết những xe đó (kể cả ảnh của xe) trên một file Word bằng giấy có tiêu đề của công ty. Vậy phải làm thế nào đây nhỉ?

Bước 1: Trước tiên bạn sử dụng Excel 2003 để tạo một file Excel Database lưu trữ dữ liệu của những chiếc xe ô tô; trong file Excel Database có field chứa tên ảnh (chẳng hạn field CarPic). Tiếp theo bạn sử dụng Word 2003 để tạo một file word mẫu (giấy tiêu đề của công ty) nhằm in ra bảng thông tin chi tiết về những chiếc xe mà khách hàng quan tâm; file word mẫu này có cả logo của công ty này, chi tiết của công ty, điện thoại, fax, email, web…… và đặc biệt là chi tiết chiếc xe ô tô khách hàng cần. (Nếu bạn sử dụng office 2007 hoặc 2010 thì phải save file word ở dạng *.doc, không được save ở dạng *.docx).

Bước 2: Scan, chụp hoặc load ảnh xe ô tô (tốt nhất để định dạng *.jpg) để vào folder CarPic tại ổ D (hoặc E) và đặt tên trùng với tên của các loại xe trong field CarPic tại Excel Database như: civic2012.jpg, camry2005.jpg,.... Tốt nhất là để các ảnh này có kích thước bằng nhau (xem thêm Công cụ nhỏ gọn, resize ảnh hàng loạt).

Bước 3: Tại file word mẫu; thực hiện thao tác Mail Merge với file nguồn Excel Database để hiện lên Merge Toolbar

Bước 4: Tại phần đặt ảnh xe ô tô trong file word mẫu thực hiện như sau:

- Insert - Picture – From file (chọn đường dẫn vào folder CarPic)

- Chọn một hình của một xe ô tô bất kỳ trong folder CarPic, để hiện sang nút Insert nhưng không ấn Insert ảnh mà ấn vào dấu tam giác trên nút Insert chọn Link to file

- Nhấn tổ hợp phím Alt + F9, bạn sẽ thấy có đường dẫn như sau:

{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\Civic2012.jpg" \* MERGEFORMAT \d }

- Xóa tên ảnh của xe ô tô và kết quả như sau (vẫn để đuôi .jpg):

{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\.jpg" \* MERGEFORMAT \d }

- Đặt con trỏ chuột tại vị trí vừa xóa tên và vào phần Insert Merge Field ở Merge Toolbar, chọn field Merge ảnh (cụ thể là field CarPic) và kết quả như sau: 

{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\{ MERGEFIELD "Carpic" }

.jpg" \* MERGEFORMAT \d }

Bước 5: Ấn tổ hợp phím Alt + F9 lần nữa và kết quả ảnh đã hiện ra. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy chỉ hiện một ảnh duy nhất, dù bạn đã chuyển sang các loại xe khác. 

Bước 6: Nếu bạn muốn in tất cả các dữ liệu thì làm như sau, chọn phần Merge to New Documents trên Merge Toolbar sau đó chọn All hoặc từ đâu đến đâu là tùy. Sau khi Merge sang một file mới, bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + A rồi ấn phím F9. Lúc này tất cả file ảnh sẽ hiện trùng với tên ô tô trên file word của bạn với điều kiện là tên ảnh ô tô và tên ô tô trong trường CarPic phải giống nhau.

Bước 7: Chuyển từ file Word sang file PDF (xem thêm Lưu bảng tính hiện hành với lệnh Save As Excel 2010)

Chúc bạn thành công!

Sưu tầm