Định dạng có điều kiện Excel 2010

1. Khái niệm
- Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (range of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức
- Một ô có thể có nhiều định dạng theo điều kiện

2. Một số kiểu định dạng theo điều kiện
Để bắt đầu bạn chọn ô hay dãy ô cần định dạng và chọn Home/Conditional Formatting. Một menu hiện ra với nhiều tùy chọn, bạn có thể chọn một trong các kiểu định dạng sau:
- Highlight Cells Rules: đánh dấu màu theo giá trị của ô
o Greater than (>): định dạng cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị đặt tại điều kiện này
o Less than (<): định dạng cho các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị đặt tại điều kiện này
o Between: định dạng cho các ô có giá trị trong khoảng giá trị đặt tại điều kiện này
o Equal to (=): định dạng cho các ô có giá trị chính xác bằng giá trị đặt tại điều kiện này
o Text contains that: định dạng cho các ô có chuỗi ký tự chứa chuỗi ký tự đặt tại điều kiện này
o A date occurring: định dạng cho các ô có giá trị dạng ngày tháng bằng giá trị đặt tại điều kiện này
o Duplicate Values: định dạng cho các ô có giá trị giống nhau (duplicate) hoặc khác nhau (Unique) trong vùng được chọn
- Top/Bottom Rules: đặt điều kiện định dạng theo giá trị lớn nhất hoặc giá trị nhỏ nhất
o Top 10 Items: định dạng cho n giá trị lớn nhất trong dãy ô đang chọn với n là tập hợp các số tự nhiên từ 1 đến 1000
o Top 10%: định dạng cho n% giá trị lớn nhất trong dãy ô đang chọn với n là tập hợp các số tự nhiên từ 1 đến 100 (giả sử dãy ô đang chọn có 100 ô và n% là 7% thì sẽ áp dụng định dạng cho 7 ô có giá trị lớn nhất trong 100 ô đã chọn)
o Bottom 10 Items: định dạng cho n giá trị nhỏ nhất trong dãy ô đang chọn với n là tập hợp các số tự nhiên từ 1 đến 1000
o Bottom 10%: định dạng cho n% giá trị nhỏ nhất trong dãy ô đang chọn với n là tập hợp các số tự nhiên từ 1 đến 100 (giả sử dãy ô đang chọn có 100 ô và n% là 12% thì sẽ áp dụng định dạng cho 12 ô có giá trị nhỏ nhất trong 100 ô đã chọn)
o Above average: định dạng cho các giá trị lớn trên giá trị trung bình của dãy ô đang chọn
o Below average: định dạng cho các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của dãy ô đang chọn
- Data Bars: định dạng kiểu biểu đồ dạng thanh ngang cho giá trị của ô theo các mức giá trị từ nhỏ đến lớn. Excel tự phân màu sắc theo dãy giá trị của dãy ô được chọn.
- Color Scales: định dạng theo kiểu dãy màu biến đổi theo giá trị ô từ nhỏ đến lớn. Tối đa 03 điều kiện
- Icon Sets: định dạng theo kiểu biểu tượng biến đổi theo giá trị ô từ nhỏ đến lớn. Chế độ này cho phép đặt tối đa 5 điều kiện

3. Tạo mới một định dạng theo điều kiện
Ngoài các kiểu định dạng theo điều kiện ở trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những kiểu định dạng khác bằng các bước sau:
- Bước 1: chọn ô hay dãy ô cần định dạng
- Bước 2: chọn Home/Conditional Formatting/New Rule. Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện
- Bước 3: chọn một loại điều kiện trong khung Select a Rule Type
o Format all cells based on their values
o Format only cells that contain
o Format only top or bottom ranked values
o Format only values that are above or below average
o Format only unique or duplicate values
o Use a formula to determine which cells to format
- Bước 4: thiết lập điều kiện và định dạng

4. Xem các định dạng có điều kiện đã thiết lập
- Để xem các định dạng có điều kiện đã thiết lập; bạn chọn Home/Conditional Formatting/Manage Rules. Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manage xuất hiện
- Để nhìn thấy tất cả định dạng theo điều kiện trong bảng tính thì từ mục Show formatting rules for bạn chọn This worksheet

5. Xóa một định dạng có điều kiện đã thiết lập
- Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manage, bạn hãy chọn định dạng có điều kiện đã thiết lập cần xóa
- Chọn Delete Rule

6. Chỉnh sửa một định dạng có điều kiện đã thiết lập
- Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manage, bạn hãy chọn định dạng có điều kiện đã thiết lập cần chỉnh sửa
- Chọn Edit Rule