- Bạn có thể dành nhiều thời
gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của
mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như giá trị được nhập vào bị sai.
- Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp
tình trạng này, nhưng thiết thực nhất là bạn nên tránh
các lỗi nhập liệu. Hãy áp dụng các cách cơ bản dưới đây:
1. Xác nhận giá trị đầu vào
- Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.
- Đọc thêm bài Giới thiệu về Data Validation
2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete
- AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có nhiều giá trị giống nhau.
- Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).
3. Sử dụng một vùng di động (Dynamic list)
- Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng một vùng di động. Đọc thêm bài Giới thiệu tên (name) trong Excel
- Sau khi đã tạo tên (name) cho vùng di động, bạn chọn một ô trống cần tạo list rồi vào thẻ Data và nhấn chọn Data Validation; trong thẻ Settings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và nhập = tên (name) đã đặt rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.
1. Xác nhận giá trị đầu vào
- Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.
- Đọc thêm bài Giới thiệu về Data Validation
2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete
- AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có nhiều giá trị giống nhau.
- Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).
3. Sử dụng một vùng di động (Dynamic list)
- Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng một vùng di động. Đọc thêm bài Giới thiệu tên (name) trong Excel
- Sau khi đã tạo tên (name) cho vùng di động, bạn chọn một ô trống cần tạo list rồi vào thẻ Data và nhấn chọn Data Validation; trong thẻ Settings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và nhập = tên (name) đã đặt rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.
Nguồn: http://hcm.24h.com.vn/cong-nghe-thong-tin/tranh-loi-nhap-du-lieu-trong-excel-c55a383383.html
0 comments :
Post a Comment