(Dân trí) - Bạn có một bảng dữ liệu dạng một bảng lương hoặc sổ địa chỉ trong Excel nhưng lại không muốn in theo kiểu Excel mà muốn nhúng nó vào trong Word; trong đó đặc biệt muốn in mỗi dòng (bản ghi) trên một trang dữ liệu đã được trình bày trong Word. Tính năng trộn thư (Mail Merger) trong Word sẽ cho phép bạn làm được điều đó một cách dễ dàng.
Vậy tại sao không làm tất cả trên Excel? Về lý thuyết thì hoàn toàn có thể làm được tất cả trên Excel, nhưng sở trường của Excel là tính toán và quản lý dữ liệu chứ không phải trình bày. Vì thế để vừa có được kết quả tính toán vừa lại trình bày đẹp thì người dùng phải sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge) của Word để có thể trình bày trong Word nhưng lại lấy dữ liệu từ file Excel.
Vậy tại sao không làm tất cả trên Excel? Về lý thuyết thì hoàn toàn có thể làm được tất cả trên Excel, nhưng sở trường của Excel là tính toán và quản lý dữ liệu chứ không phải trình bày. Vì thế để vừa có được kết quả tính toán vừa lại trình bày đẹp thì người dùng phải sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge) của Word để có thể trình bày trong Word nhưng lại lấy dữ liệu từ file Excel.
Lấy
ví dụ chúng ta có một bảng lương trong Excel và giờ muốn in thành các
phiếu lương trong Word. Công việc được tiến hành như sau:
Phần
1. Lập bảng và nhập dữ liệu trong Excel rồi lưu lại và đặt cho nó một
cái tên nào đó (Ví dụ Bang Luong T11-2007) rồi đóng Excel lại.
Mẫu Bảng Lương (Nên dùng Unicode)
Phần 2. Tạo mẫu và nhúng dữ liệu vào trong Word.
Bước 1. Tạo mẫu phiếu lương trong Word với đầy đủ thông tin cần in.
Mẫu Phiếu Lương
Bước 2. Chọn lệnh Mailings/Select Recipients/Use Existing List: lấy dữ liệu từ một nguồn có sẵn
Bước 3.
Mở nơi chứa bảng dữ liệu, chọn tên bảng dữ liệu (Bang Luong T11-2007)
rồi chọn Open. Sau đó máy sẽ yêu cầu chọn Sheet dữ liệu cần lấy trong
file Excel mà người dùng vừa chọn. Mặc định máy sẽ chọn sheet đầu tiên.
Bước 4. Nhúng dữ liệu vào mẫu:
- Kích
chuột vào vị trí cần liên kết dữ liệu (Họ và tên) rồi chọn
Mailings/Insert Merge Field rồi chọn tên trường tương ứng với chỗ cần
liên kết (Họ và tên)
- Thao tác lần lượt cho đến hết các trường
Bước 5. Kiểm tra kết quả bằng cách bấm chuột vào nút Preview Results
Bước 6. Kết thúc.
- Chọn
lệnh Mailings/Finish & Merge/Print Documents. Lúc này người dùng có
thể lựa chọn in tất cả các bản ghi hoặc chỉ in một số bản ghi theo số
thứ tự được khai báo.
- Nếu
không in ra luôn mà chỉ xuất thành từng phiếu lương để lưu lại thì chọn
lệnh Mailings/Finish & Merge/Edit Individual Documents
Chú ý: Nguồn
dữ liệu không nhất thiết phải lập trong Excel, có thể lập thành một
bảng lưu trong một file Word. Tuy nhiên, nếu lưu ở dạng Doc thì file đó
chỉ được phép lưu đúng 1 bảng dữ liệu đó.
Quốc Long
Nguồn: http://dantri.com.vn/suc-manh-so/tron-thu-va-lien-ket-du-lieu-giua-word-va-excel-2007-204238.htm
Có thể tham khảo thêm video hướng dẫn tại http://www.quantrimang.com.vn/labs/video/50715_Tron-bang-Excel-vao-van-ban-Word-2007.aspx
Bài viết liên quan
Bài viết liên quan
0 comments :
Post a Comment