* Cách thứ nhất – Dùng Outline level (Áp dụng khi vừa đánh tài liệu vừa đánh dấu mục lục + canh lề)
1. Vào menu View > Toolbars > Outlining để thấy toolbar
Nên vào kiểu hiển thị View \ Outline
2. Tô đen cả dòng mà bạn muốn đánh dấu làm mục lục.
3. Click vào nút (1, 2, 3, 4) tùy chọn cấp độ. Ví dụ:
PHẦN 1 – ABCD
CHƯƠNG I – EFGH
1. IJKL
a. MNPQ
Như vậy sẽ chọn:
Phần I ở level 1 –
Chương I ở level 2 –
Tiểu mục 1 ở level 3 –
Tiểu mục a ở level 4
Hãy click vào các nút (1), (2), (3), (4) để điều chỉnh level tương ứng (hoặc click vào mũi tên sổ xuống để chọn mức level). Bạn có thể đánh số đầu dòng của các mục bằng cách vào menu Format > Bullets and Numbering… để đánh dấu.
4. Click vào chỗ bạn muốn đặt phần mục lục. Vào menu Insert / Reference / Index and Tables…
5. Click vào tab Table of Contents.
Điều chỉnh số lượng cấp muốn thấy trong mục lục (Ví dụ trên dùng 4 level)
* Cách thứ hai – Làm mục lục bằng cách đánh dấu (dùng trong trường hợp đã đánh xong toàn bài)
1. Tô đen dòng muốn đánh dấu làm mục lục.
2. Ấn tổ hợp phím ALT+SHIFT+O.
3. Chọn cấp độ (level) của dòng đang đánh dấu và click vào Mark (đánh dấu)
4. Click vào nơi mà muốn chèn mục lục vào.
3. Chọn cấp độ (level) của dòng đang đánh dấu và click vào Mark (đánh dấu)
4. Click vào nơi mà muốn chèn mục lục vào.
5. Vào menu in-sert > Reference > Index and Tables…
6. Click vào tab Table of Contents.
7. Click vào nút Options.
6. Click vào tab Table of Contents.
7. Click vào nút Options.
8. Chọn Table entry fields. Bỏ tùy chọn Styles and Outline levels
9. OK
II. MS Word 2007
Tạo mục lục tự động trong Office 2007 Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007. Để tạo ra mục lục, bạn đánh dấu cấp độ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức năng có sắn của trình soạn thảo.
Đánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục
Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động
Bước 2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ MS Office 2007
Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..
Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2. Level
3. Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung.
Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level):
Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chú ý chọn level thích hợp.
Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents...
Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...
Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.
Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.
III. MS Word 2010
Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động và tận dụng các Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng trong mục lục. Ví dụ : Có Heading 1, Heading 2, tùy theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa. Khi bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu. Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1.
Đánh dấu mục lục
Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.
Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:
♦ Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading
♦ Chọn tab Home
♦ Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)
♦ Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
♦ Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style
Để đánh dấu các mục:
♦ Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading
♦ Chọn tab References
♦ Chọn Add Text >trong nhóm Table of Contents
♦ Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn
Tạo mục lục tự động
Để tạo mục lục tự động
♦ Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động
♦ Chọn Tab References
♦ Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.
Cập nhật Tab e of contents
Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau: Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.
Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang.
Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table. Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.
Xóa mục ục tự động
Để xóa mục lục tự động:
♦ Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon
♦ Chọn Table of Contents
♦ Chọn Remove Table of contents.
Điều chỉnh mục lục
Bạn đã có một bảng mục lục rồi, nhưng bạn lại muốn thay đổi chúng. Ví dụ tiêu đề trong tài liệu của bạn có màu xanh nhưng trong bảng mục lục thì không. Bạn thích màu xanh và muốn trong bảng mục lục cũng có màu trùng với các tiêu đề trong tài liệu. Có thể bảng mục lục quá dài và bạn muốn làm nó ngắn bớt.
Hoặc cũng có thể bạn đã hài lòng về bảng mục lục nhưng vẫn muốn có một thay đổi nhỏ. Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi các đường chấm đứt quãng giữa các đề mục và số trang. Hoặc bạn muốn số trang nằm gần các đề mục hơn.
Thiết kế lại bảng mục lục
Bạn đã có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, nhưng bạn muốn màu sắc tương tự như tiêu đề. Đây là cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents trong nhóm Table of Contents và sau đó chọn Insert Table of Contents.
Trong hộp thoại Table of Contents, chắc chắn rằng mục From template đã được đánh dấu trong hộp Formats, sau đó chọn Modify. Chọn TOC 1 trong hộp thoại Style để chọn cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mục lục TOC và sau đó chọn Modify. Hộp thoại Modify Style được mở ra, sử dụng hộp màu Font trong phần Formatting để chọn màu xanh. Sau khi click OK hai lần, hãy xem trong mục Print Preview của hộp thoại Table of Contents và bạn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay còn được viết tắt là TOC 1 (hay Level 1), bây giờ là màu xanh. Nếu bạn muốn thay đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 (Level 3) cũng thành màu xanh, thì bạn cũng làm theo quy trình trên bằng việc chọn TOC 2 hoặc TOC 3 trong hộp thoại Style trước khi đi đến hộp thoại Modify Style. Sau khi click OK, một hộp thoại xuất hiện với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK và kết quả sẽ hiện thành màu xanh như ý muốn của bạn.
Bạn muốn thay đổi nhiều hơn nữa? Word 2010 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa trong hộp thoại Modify Style, nhưng hãy luôn nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi trong hộp thoại Style trước khi thực hiện chức năng Modify Style. Chú ý rằng khi click Format, bạn sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph, Tabs, bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt của từng phần và xem lại chúng trong mục Preview trước khi áp dụng cho bảng mục lục.
Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục
Bảng mục lục quá dài, có lẽ chỉ cần hai cấp độ đầu tiên TOC 1 và TOC 2 là phù hợp với tài liệu của bạn. Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn các phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục. Word 2010 có đến 9 cấp độ khác nhau. Làm ngắn bảng mục lục bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục thì bạn hãy tăng cấp độ lên. Bạn có thể xem trong Print Preview hoặc Web Preview để xem sự điều chỉnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần.
Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục
9. OK
Nguồn: http://xahoihoc.com.vn/?language=vi&nv=news&op=Tin-tuc/Tao-muc-luc-tu-dong-trong-MS-Word-2003-26
II. MS Word 2007
Tạo mục lục tự động trong Office 2007 Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007. Để tạo ra mục lục, bạn đánh dấu cấp độ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức năng có sắn của trình soạn thảo.
Đánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục
Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động
Bước 2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ MS Office 2007
Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..
Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2. Level
3. Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung.
Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level):
Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chú ý chọn level thích hợp.
Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents...
Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...
Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.
Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.
Đỗ Hoàng Anh
Nguồn: http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?2678-T%E1%BA%A1o-m%E1%BB%A5c-l%E1%BB%A5c-t%E1%BB%B1-%C4%91%E1%BB%99ng-trong-Word-2007
III. MS Word 2010
Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động và tận dụng các Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng trong mục lục. Ví dụ : Có Heading 1, Heading 2, tùy theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa. Khi bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu. Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1.
Đánh dấu mục lục
Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.
Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:
♦ Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading
♦ Chọn tab Home
♦ Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)
♦ Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
♦ Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style
Để đánh dấu các mục:
♦ Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading
♦ Chọn tab References
♦ Chọn Add Text >trong nhóm Table of Contents
♦ Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn
Tạo mục lục tự động
Để tạo mục lục tự động
♦ Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động
♦ Chọn Tab References
♦ Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.
Cập nhật Tab e of contents
Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau: Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.
Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang.
Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table. Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.
Xóa mục ục tự động
Để xóa mục lục tự động:
♦ Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon
♦ Chọn Table of Contents
♦ Chọn Remove Table of contents.
Điều chỉnh mục lục
Bạn đã có một bảng mục lục rồi, nhưng bạn lại muốn thay đổi chúng. Ví dụ tiêu đề trong tài liệu của bạn có màu xanh nhưng trong bảng mục lục thì không. Bạn thích màu xanh và muốn trong bảng mục lục cũng có màu trùng với các tiêu đề trong tài liệu. Có thể bảng mục lục quá dài và bạn muốn làm nó ngắn bớt.
Hoặc cũng có thể bạn đã hài lòng về bảng mục lục nhưng vẫn muốn có một thay đổi nhỏ. Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi các đường chấm đứt quãng giữa các đề mục và số trang. Hoặc bạn muốn số trang nằm gần các đề mục hơn.
Thiết kế lại bảng mục lục
Bạn đã có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, nhưng bạn muốn màu sắc tương tự như tiêu đề. Đây là cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents trong nhóm Table of Contents và sau đó chọn Insert Table of Contents.
Trong hộp thoại Table of Contents, chắc chắn rằng mục From template đã được đánh dấu trong hộp Formats, sau đó chọn Modify. Chọn TOC 1 trong hộp thoại Style để chọn cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mục lục TOC và sau đó chọn Modify. Hộp thoại Modify Style được mở ra, sử dụng hộp màu Font trong phần Formatting để chọn màu xanh. Sau khi click OK hai lần, hãy xem trong mục Print Preview của hộp thoại Table of Contents và bạn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay còn được viết tắt là TOC 1 (hay Level 1), bây giờ là màu xanh. Nếu bạn muốn thay đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 (Level 3) cũng thành màu xanh, thì bạn cũng làm theo quy trình trên bằng việc chọn TOC 2 hoặc TOC 3 trong hộp thoại Style trước khi đi đến hộp thoại Modify Style. Sau khi click OK, một hộp thoại xuất hiện với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK và kết quả sẽ hiện thành màu xanh như ý muốn của bạn.
Bạn muốn thay đổi nhiều hơn nữa? Word 2010 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa trong hộp thoại Modify Style, nhưng hãy luôn nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi trong hộp thoại Style trước khi thực hiện chức năng Modify Style. Chú ý rằng khi click Format, bạn sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph, Tabs, bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt của từng phần và xem lại chúng trong mục Preview trước khi áp dụng cho bảng mục lục.
Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục
Bảng mục lục quá dài, có lẽ chỉ cần hai cấp độ đầu tiên TOC 1 và TOC 2 là phù hợp với tài liệu của bạn. Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn các phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục. Word 2010 có đến 9 cấp độ khác nhau. Làm ngắn bảng mục lục bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục thì bạn hãy tăng cấp độ lên. Bạn có thể xem trong Print Preview hoặc Web Preview để xem sự điều chỉnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần.
Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục
Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents. Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang.
Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng. Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers.
Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng. Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers.
Nguồn: http://bikipvanphong.info/2012/07/tao-muc-luc-trong-word-2010/
0 comments :
Post a Comment