- Sau đó, từ menu Data chọn Advanced Filter.
- Tại hộp thoại Advanced Filter, bạn có thể chọn 1 trong 2 trường hợp
o Trường hợp 1: Filter the list, in-place. Đây là trường hợp lọc tại chỗ, những hàng nào thỏa mãn điều kiện sẽ hiển thị và những hàng nào không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn đi.
o Trường hợp 2: Copy to another location. Đây là trường hợp lọc và copy kết quả đến một vị trí khác so với vùng cơ sở dữ liệu, chỉ những hàng nào thỏa mãn điều kiện sẽ hiển thị.
- List range: vùng cơ sở dữ liệu. Vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất 2 hàng:
o Hàng đầu tiên phải là hàng tiêu đề và tên tiêu đề gồm các từ nên viết liền nhau và không có dấu.
o Các hàng còn lại gọi là mẫu tin chứa dữ liệu phải liên tục và liền nhau.
o Không được có hàng hay cột trống trong vùng cơ sở dữ liệu.
o Không được Merge bất cứ ô nào trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Criteria range: vùng điều kiện. Đây là vùng mà bạn thể hiện điều kiện để lựa chọn những hàng đáp ứng được điều kiện mới được hiển thị ra sau khi trích lọc. Bạn có thể dùng 1 hay nhiều điều kiện để trích lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 hàng:
o Hàng đầu tiên phải là hàng tiêu đề. Các tiêu đề này phải chính xác với các tiêu đề của vùng cơ sở dữ liệu (nếu bạn muốn lập điều kiện theo cột nào thì bạn nên copy tiêu đề của cột đó ở vùng cơ sở dữ liệu làm tiêu đề cho vùng điều kiện).
o Các hàng còn lại chứa điều kiện. Sau đây là các dạng điều kiện thường gặp:
§ Điều kiện số: ô điều kiện có kiểu số
§ Điều kiện chuỗi: ô điều kiện có kiểu chuỗi. Trong ô điều kiện có thể chứa các ký tự đặc biệt gồm ký tự * đại diện cho nhóm ký tự bất kỳ, ký tự ? đại diện cho 1 ký tự bất kỳ và ký tự ~ để xác định ký tự đi sau nó là * hay ?
§ Điều kiện kết hợp: ô điều kiện chứa >M sẽ lọc các chuỗi bắt đầu bằng chữ M cho đến Z, và ngược lại ô điều kiện chứa <M sẽ lọc các chuỗi bắt đầu bằng chữ A cho đến L.
§ Điều kiện so sánh: ô điều kiện chứa các toán tử so sánh. Các toán tử so sánh gồm > (lớn hơn), < (nhỏ hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), = (bằng), <> (khác)
§ Điều kiện công thức: ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trường hợp dùng tiêu chuẩn này cần lưu ý 2 yêu cầu: Một là, ô tiêu đề của vùng điều kiện phải khác với tất cả tiêu đề của vùng cơ sở dữ liệu. Hai là, trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mấu tin đầu tiên (sau hàng tiêu đề hay hàng thứ 2 trong vùng cơ sở dữ liệu).
§ Liên kết điều kiện: Dùng phép giao (and) hay hội (or) của nhiều điều kiện khác nhau. Phép giao (and) nếu các ô điều kiện khác cột và cùng hàng. Phép hội (or) nếu các ô điều kiện khác hàng.
- Copy to: Đối với trường hợp 2, bạn hãy chọn vị trí thể hiện kết quả trích lọc (khi bạn muốn lấy toàn bộ số cột và vị trí các tiêu đề như vùng cơ sở dữ liệu). Nếu bạn chỉ muốn lọc một số cột hoặc bạn muốn sắp xếp lại vị trí các tiêu đề thì bạn phải tạo các tiêu đề tại vùng thể hiện kết quả. Lưu ý: tiêu đề tại vùng thể hiện kết quả phải chính xác với tiêu đề tại vùng cơ sở dữ liệu.
- Unique records only Hãy chọn nếu bạn muốn khi dữ liệu lọc ra có những hàng giống nhau sẽ chỉ thể hiện 1 dòng. Nếu không thì đừng chọn.
- Cuối cùng, chọn OK để xem kết quả.
Lưu ý:
o Khi bạn xác định vùng điều kiện trong hộp thoại Advanced Filter, Excel sẽ gán tên Criteria cho vùng này.
o Khi bạn xác định vùng Copy to trong hộp thoại Advanced Filter, Excel sẽ gán tên Extract cho vùng này.
o Mỗi lần bạn sử dụng Advanced Filter, Excel sẽ kiểm tra lại toàn bộ danh sách. Do vậy, bạn không cần sử dụng Show All khi thay đổi việc lọc.
Các bài liên quan
Lọc các hàng trùng lặp
Bộ lọc tự động (Auto Filter)
Sắp xếp (Sort) dữ liệu
Kiểm tra dữ liệu nhập bằng Data Validation
Tính tổng số phụ của danh sách
Tài liệu: Sử dụng Solver trong Excel 97-2010
Toàn tập về hàm Goal Seek trong Excel 2007
Giới thiệu hộp thoại Edit links
0 comments :
Post a Comment