Paste Special

-  Bước 1: Chọn ô/dãy ô cần sao chép.

-  Bước 2: Thực hiện lệnh copy, ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

o  Chọn nút lệnh Copy tại khung Clipboard thuộc thẻ Home trên Ribbon.

o  Bấm chuột phải, sau đó chọn lệnh Copy từ menu tắt.

o  Bấm tổ hợp phím Ctrl+C hoặc Ctrl+Insert.

-  Bước 3: Chọn vị trí chứa dữ liệu cần sao chép.

-  Bước 4: Gọi hộp thoại Paste Special, ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

o  Chọn nút lệnh Paste Special... tại khung Clipboard thuộc thẻ Home trên Ribbon.

o  Bấm chuột phải, sau đó chọn lệnh Paste Special... từ menu tắt.

o  Bấm tổ hợp phím Ctrl+Alt+V.

-         Bước 5: Thao tác tại hộp thoại Paste Special để chọn chế độ sao chép

Hộp thoại Paste Special gồm có 3 khung và các nút lệnh

o  Khung 1: Paste

§   All (tất cả): đây là tùy chọn mặc định.

§   Formular (công thức)

§   Value (giá trị)

§   Formats (các định dạng): kể cả định dạng theo điều kiện (conditional formatting).

Ghi chú: Để chỉ sao chép các định dạng (kể cả định dạng có điều kiện), bạn có thể sử dụng nút lệnh Format Painter tại khung Clipboard thuộc thẻ Home trên Ribbon.

§   Comments (các ghi chú)

§   Validation (sự ràng buộc)

§   All using Source theme

§   All except borders (tất cả ngoại trừ đường viền)

§   Column widths (độ rộng cột)

§   Formular and number formats (copy công thức và định dạng số)

§   Value and number formats (giá trị và định dạng số)

§   All mergin conditional formats

o  Khung 2: Operation (các phép tính)

§   None (không tính toán): đây là tùy chọn mặc định.

§   Add (cộng)

§   Subtract (trừ)

§   Multiply (nhân)

§   Divide (chia)

o  Khung 3: Other

§   Skip blanks (bỏ qua ô trống)

§   Transpose (thay đổi ngang dọc)

o  Các nút lệnh

§   Paste link: nút lệnh này chỉ có thể chọn được khi bạn không chọn tùy chọn nào ngoài tùy chọn mặc định (ở cả 3 khung). Paste link thực chất là sự liên kết giữa các ô đã copy (các ô nguồn) với các ô được paste (các ô đích) bằng công thức. Do đó, nếu dữ liệu tại các ô nguồn thay đổi thì dữ liệu tại các ô đích cũng thay đổi theo.

§   OK: Thực hiện chế độ sao chép đã chọn và đóng hộp thoại Paste Special.

§   Cancel: Không thực hiện việc sao chép và đóng hộp thoại Paste Special.